為何寫字樓、政企單位、園區(qū)等都要建立智能訪客系統(tǒng)？因為智能訪客系統(tǒng)不僅可以改善訪客體驗，還可以達(dá)到降低成本、提高效率的目的。對傳統(tǒng)的訪客流程而言。訪客沒有預(yù)約，突然來訪，管理人員計劃被打亂。特別是大量人員同時來訪，給前臺帶來很大壓力。訪客的安全性沒有保證，即使人工登記信息，也無法確定信息的準(zhǔn)確性，因此存在一定的安全隱患。人工登記不僅費時費力，而且給信息查詢帶來很大困難，數(shù)據(jù)利用率低。

智能訪客系統(tǒng)的提供了訪客預(yù)約功能，讓訪客和被訪者都能合理安排會面時間，提高雙方的工作效率。

預(yù)約訪客有兩種方式：

（1）訪客通過微信官方賬號、APP、小程序進(jìn)入智能訪客預(yù)約系統(tǒng)，填寫相關(guān)信息和訪客信息，即可提交訪客申請。被訪人收到信息后，決定是否同意訪客來訪。如果同意，訪客的手機會生成通行二維碼憑證。訪客預(yù)約成功后，無需前臺登記，即可直接進(jìn)出相應(yīng)的辦公樓。

（2）受訪者/業(yè)主可以在相應(yīng)的平臺上填寫訪客信息。提交信息后，訪客會在相應(yīng)的手機上收到邀請短信，訪客可以通過短信收到的二維碼憑證進(jìn)出寫字樓。

如果訪客沒有任何預(yù)約，他們需要前臺到達(dá)前臺后，在訪客機上登記，訪客機與訪客系統(tǒng)配合使用，可以提高訪客登記及身份核驗的效率，訪客機采用雙屏設(shè)計可實現(xiàn)人證比對、身份證授權(quán)、通行二維碼生成、紙質(zhì)二維碼打印等功能。

訪客可以通過多種方式獲得授權(quán)。訪客機可以發(fā)送短信二維碼憑證，臨時通過授權(quán)身份證，掃描訪客機上的訪客碼領(lǐng)取二維碼憑證，或者拍攝屏幕二維碼領(lǐng)取代碼紙化通行可以通過上述方式實現(xiàn)。同時可以打印紙質(zhì)二維碼實現(xiàn)通行。

訪客系統(tǒng)來訪流程：訪客到達(dá)服務(wù)臺后，前臺協(xié)助登記有效證件(身份證、駕照、護照等)。)和電話號碼，然后系統(tǒng)會拍下訪客人臉信息與身份證件進(jìn)行人證比對、填寫訪客拜訪原因、訪客信息，然后前臺聯(lián)系被訪人確定是否接受訪問，最后訪客領(lǐng)取二維碼通行證，獲得進(jìn)出權(quán)限，離開時可通過訪客機簽離。

訪客系統(tǒng)作為先進(jìn)的生產(chǎn)工具，可以為寫字樓、政府機關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校、工廠等帶來更高效的管理，讓訪客有一個高效、快捷、舒適的體驗。同時，企業(yè)可以降低人工成本，實現(xiàn)更高效的控制，這也是越來越多企業(yè)等愿意采用訪客系統(tǒng)的原因。